FAQ

Au contraire, ces solutions vous permettront d’épargner à vos collaborateurs des tâches répétitives et sans valeur ajoutée. Ce temps libéré pourra être consacré à d’autres missions plus plaisantes personnellement, et plus créatrices de valeur pour votre entreprise.

On vous comprend ! Tous les jours, vous passez sans arrêt d’une tâche à l’autre et ne vous souciez pas des précieuses minutes où vous courrez après ce gros devis que vous aviez envoyé l’année dernière ou cette facture que vous devez valider depuis des jours.

Tenez-vous bien, selon l’Association Information et Management (AIM), un employé passe en moyenne 7h30 par semaine à rechercher une information, qu’elle soit dans un format papier ou numérique, sans la trouver. Dans un rapport nommé « Time Searching for Information », le célèbre cabinet McKinsey affirmait qu’un salarié passe en moyenne 1.8 heure à chercher et rassembler des informations.

Il n’existe aucun volume minimum pour que ce soit « intéressant » d’avoir une GED. Nous avons par exemple des clients avec un nombre de factures qui se compte en dizaines. Tout dépend de votre volonté à digitaliser votre entreprise en amenant des outils facilitateurs du quotidien.

Notre approche « à la carte » nous permet de moduler l’offre que nous vous proposons, nous trouvons toujours des solutions pour nos clients.
Nous sommes également présent pour vous renseigner sur les différentes offres temporaires, ou même sur les offres régionales.

Est-ce que votre ERP est capable :

• De certifier les documents que vous envoyez avec une signature RGS** ?
• De tracker l’ouverture des factures clients envoyées en direct ?
• D’envoyer automatiquement des factures vers Chorus ?
• D’envoyer toutes vos factures en 1 clic ?

Si une de ces réponses est négative, c’est que nous avons des choses à nous raconter !

L’enjeux majeur de passer des documents papiers aux documents électroniques est de vous rendre plus efficace dans vos tâches quotidiennes, de manière générale.

A côté de ça, les enjeux sont multiples. Qu’on parle de centraliser ses informations, automatiser ses processus, réduire son empreinte carbone, simplifier le quotidien des salariés ou améliorer la confidentialité de vos données, la GED prend tout son sens.

Cette notion désigne l’ensemble des mesures techniques et organisationnelles, qui sont nécessaires à l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents ou données électroniques, afin d’en assurer leur bonne conservation et une parfaite intégrité durant tout leur cycle de vie.

L’objectif de l’archivage à valeur probante est d’assurer la pérennité de l’information, et sa restitution ultérieure, à des fins de justifications ou de contrôles. 3 grands principes qui doivent être garantit par l’archivage à valeur probante :

1. L’authenticité du document : Horodatage et scellement (la signature électronique optionnelle)
2. L’intégrité des documents : données figées, stockage dédié, confidentialité, traçabilité
3. L’intelligibilité des documents : Formats standards PDF/A, lisibles dans le temps

En quelques mots, il s’agit d’un document qui peut être remis à l’administration fiscale dans le cadre d’opérations de vérification de comptabilité. Il faut savoir que toutes les entreprises sont concernées par la Piste d’Audit Fiable.

Plus précisément, la « PAF » est un processus permettant un contrôle constant et documenté du traitement des factures électroniques. Elle doit permettre, en cas de contrôle fiscal, de reconstituer le processus de facturation, depuis son origine (marché, devis, bon de commande, bon de livraison…) jusqu’à la facture et au relevé d’opérations bancaire.

L’objectif est de démontrer l’intégrité, la lisibilité et l’authenticité des données de facturation.

Dans ce cadre, la dématérialisation permet de fiabiliser et simplifier l’organisation au sein de l’entreprise, en automatisant des contrôles auparavant manuels.

La réponse est oui et non.
Vos clients dépendent des collectivités ?

Pour toutes les entreprises, il est déjà obligatoire de dématérialiser ses factures à destination du secteur public en utilisant la plateforme Chorus Pro.

Vous travaillez avec des entreprises privés ? Le projet de loi de Finances 2020 a dévoilé un calendrier qui rend la facturation électronique obligatoire en tous les assujettis à la TVA, à partir de 2024.

Vos clients sont des particuliers ? Dans ce cadre-là, aucune obligation légale n’est prévue pour le moment… Mais ça pourrait évoluer !

Nous travaillons avec plusieurs partenaires. En fonction de votre parc matériels, vous pourrez choisir celui qui répondra le mieux à vos attentes. Pour cela rendez-vous sur la page développement durable.

Faire une impression à partir de l’ordinateur pour s’assurer que le phénomène apparaît uniquement en mode « Copie » et lorsque je passe par le chargeur. Si c’est le cas, bien nettoyer la petite vitre à gauche en soulevant le chargeur de document.

Vérifier le placement du papier et à ce que les taquets verts soient bien positionnés contre le papier.

Oui, un transfert des fax est possible vers un dossier ou une boîte mail.

Oui, sous certaines conditions.

Consultez notre procédure Scan vers Dossier Ricoh.

Consultez notre procédure de Scan vers E-mail.

Tout dépend de votre mode de facturation et de votre volume. N’hésitez pas à nous contacter pour avoir des informations complémentaires sur votre contrat.

Toujours prendre le total noir & blanc et couleur.

Faites-nous parvenir votre demande par mail à l’adresse suivante : nouscontacter@gdbouest.com et nous ferons le nécessaire dans les meilleurs délais.

Quand vous passez vos commandes, reprenez le panier qui se trouve en haut à droite de votre espace client et validez jusqu’à ce que le message suivant s’affiche : « Votre saisie est bien validée ».

Allez sur votre espace client, connectez-vous et vous pouvez télécharger votre facture dans l’onglet « Mes documents ».

Nous vous conseillons le prélèvement automatique avec un mandat de prélèvement signé par vos soins. La facture est prélevée, et si vous ne l’avez pas en comptabilité, vous pourrez aller la chercher à tout moment sur notre portail dans votre espace client

Vous recevez un mail de notification que vous nous avez communiqué et qui est dans la plupart des cas une adresse mail de votre service comptabilité. Si vous avez un doute, contactez-nous pour faire le point sur cette adresse mail et nous réaliserons les modifications qui s’imposent dans votre dossier.

Contactez-nous et nous ferons la manipulation ensemble, soit par création d’un accès, soit par extension en passant par l’administrateur.

Oui, c’est même fortement recommandé, pour éviter l’attente au téléphone. Vous recevez un accusé de réception avec un numéro de « DIT » que vous pouvez suivre à tout moment.

Contactez-nous directement afin de nous communiquer votre nouveau RIB.