Qui a dit que le service administratif n’était pas sexy ?

Bonjour et bienvenue ! Dans la dernière publication sur le blog de la GdB, j’avais annoncé qu’il n’y aurait plus d’articles… eh bien surprise !! Voici le service administratif de la Générale de Bureautique ! Nos Wonder Women avec qui sans elles, rien ne serait pareil.

Je dois l’avouer, c’est difficile de ne pas parler de l’administration. Dans chaque entreprise, ce service fonctionne comme le cœur d’un corps humain sans lequel aucun de ses membres ne peut fonctionner. Eh bien, c’est un peu comme ça à la GdB. Un commercial vend un copieur, le logisticien le fait parvenir au client, le technicien le répare en cas de problème mais à la fin, tout ce processus est lié à l’administration parce qu’un contrat sera géré du début jusqu’à la fin grâce à elle.

Voici l’équipe… Girl Power ! 

Le service administratif de la GdB se compose de Valérie et Alexia au standard, Ilaria et Charlotte en tant qu’ADV (Administration des Ventes), la comptabilité tenue par Jennifer ainsi qu’Hélène en tant que DAF.

Petit focus sur notre comptable préférée : Jennifer ! C’est elle qui s’occupe de la banque, des relances en cas de refus de prélèvements, du financement (à savoir si tous les paiements ont été respectés ou non) mais aussi de la facturation et de nos fournisseurs. Et c’est vrai qu’elle est souvent en contact avec des clients pas vraiment ravis… Parfois ça peut aller loin mais Jennifer est une personne qui sait garder son calme et arrive toujours à apaiser les tensions. Pour ma part, je ne pensais pas qu’un comptable communiquerait autant avec le client.

Du côté de l’ADV, Ilaria et Charlotte gèrent les dossiers de vente de nos chers commerciaux du début à la fin et il y en a des dossiers !!! En fait ce sont elles qui génèrent un bon bout du CA de la GdB, en passant par les achats et la construction des contrats  C’est également à elles qu’on envoie la preuve que chaque livraison et chaque reprise a bien été effectuées. Elles s’occupent également des retours, main dans la main avec le service client.

C’est grâce aux échanges avec le service client qu’on peut répondre au mieux aux demandes clients

Au standard, c’est notre charmante Valérie qui occupe le siège. Entrez à la GdB et c’est la première personne que vous allez découvrir avec son plus beau sourire. C’est elle le premier lien entre le client et l’entreprise. Valérie met en relation le client avec chacun des services selon la nature de l’appel. Ça peut aller d’un dépannage, à une question de facturation ou bien un délai de livraison, en clair, toutes demandes diverses et variées. Et Valérie va pouvoir aider à trouver la solution adéquate, faites lui confiance ! 

Alexia accompagne Valerie en tant qu’assistante comptable. Elle a également plusieurs missions complémentaires dont les demandes de relevés de compteurs. Elles embêtent peut-être certains d’entre vous chaque fin de mois à ce sujet mais ça n’arriverait pas si vous aviez KPAX 😉. Oui parce qu’avec KPAX c’est automatique : la facturation se fait toute seule sur des relevés réels !  Nos deux hôtesses ont toujours un œil sur ce logiciel qui permet de savoir s’il y a des machines qui remontent ou non. Grâce à ce logiciel, on peut se poser des questions sur la suite d’un contrat pour éviter les factures impayées et ainsi éviter les soucis !

Tout ce service ne fonctionnerait pas correctement sans notre chère et tendre DAF nommée Hélène ! Elle donne son accord ou non pour chaque dossier, vérifie les données mais s’occupe aussi du plus important : les salaires ! 😆 C’est un peu notre déesse et on lui doit le respect (peut-être que j’aurai une petite augmentation… lol).

On ne peut pas le nier : le service administratif est un des organes principaux de toute entreprise. On le laisse souvent de côté alors que finalement, ces personnes devraient toujours être mis en avant au même titre que les autres. Sans leur expertise, la GdB ne pourrait pas afficher un si beau chiffre d’affaires. Mais comme on a les meilleures, tout va bien !  Ne prenez pas non plus la grosse tête les filles, hein… 😁

Tout ça pour dire que chaque service a son importance. Les uns ne fonctionneraient pas sans les autres… Il ne faut donc pas les négliger ! Merci à vous les filles, de m’avoir fait découvrir vos métiers ! 

Voici ce qui clôture la présentation de tous les métiers de la Générale de Bureautique.  Nous nous retrouvons très vite pour d’autres aventures à la GdB ! A bientôt !

 

Générale de Bureautique – Simplement différent

Par Lisa